Vuelos MICE en jets privados y chárter para grupos de empresa

Un vuelo MICE lleva a un grupo de empresa a una reunión, un viaje de incentivo, un congreso o una feria en un avión fletado solo para ese grupo. Todos salen a la hora que marca el programa del evento, vuelan directos, también entre ciudades sin conexión regular, y llegan juntos a tiempo para la sesión inaugural.

Jets Privados es un bróker: no tenemos aviones propios y cada vuelo lo realiza un operador con Certificado de Operador Aéreo (AOC). Con acceso a unos 6500 aviones, ajustamos el chárter al tamaño de cada grupo: un jet mediano para un consejo de administración de ocho personas, un jet pesado para catorce, varios jets en lanzadera o un avión regional para una convención de ventas. Catorce delegados que comparten un Falcon 900EX de Madrid a París Le Bourget pagan unos 1900 € cada uno, solo ida.

Envíenos las fechas, las ciudades de salida, el número de participantes y el programa del evento, y le responderemos con opciones y el coste por persona:

Qué significa MICE para el vuelo

MICE son las siglas en inglés de Meetings, Incentives, Conferences y Exhibitions: reuniones, incentivos, congresos y ferias. Algunos organizadores leen la E como Events, es decir, eventos. Cada letra corresponde a un tipo de viaje distinto, con sus propias exigencias para el avión y el horario:

Por eso nuestra primera pregunta es sobre el evento y no sobre la ruta: quién viaja, cuántos son, desde dónde y qué horas del programa no se pueden mover.

Los clubes de fútbol, los equipos ciclistas y otras plantillas deportivas tienen su propia página: vuelos privados para deportistas.

Qué avión elegir para cada grupo

El número de participantes decide el tipo de avión, y la distancia acota la elección. Los jets de negocios llevan hasta unas 19 personas y utilizan las terminales de aviación ejecutiva. Los grupos más grandes vuelan en un avión regional o en un avión de línea de fuselaje estrecho reservado solo para ellos.

El número de plazas depende de la configuración de cada avión, de modo que cada oferta indica las plazas del avión concreto y no las del modelo.

La cabina de un jet de negocios tiene asientos tipo club enfrentados, mesas y, en los jets pesados, normalmente un auxiliar de vuelo. Un avión regional o de línea tiene la cabina de un vuelo regular, pero el avión entero es del grupo. Los aviones VIP como el Lineage 1000 combinan el espacio de un avión de línea con salones, mesa de comedor y, en algunos ejemplares, dormitorio.

Precio de los vuelos MICE por persona

Un chárter se cotiza por el avión completo, así que el coste por participante baja a medida que se llena la cabina. La tabla recoge precios de solo ida desde España a ciudades de congresos y destinos de incentivo, con el coste por persona cuando se ocupan todas las plazas. El tiempo indicado es el del jet mediano; los jets pesados tardan unos minutos menos.

Los jets más pequeños cuestan menos por cabeza. Un grupo de 16 personas suele pagar menos en dos jets medianos que en un Global 7500: de Madrid a Milán Linate, dos Citation XLS+ suman 29 000 € frente a los 39 000 € del Global, y cada uno puede salir de una ciudad distinta. Una sola cabina grande, en cambio, mantiene unido al grupo y deja sitio para una mesa de reuniones. Dos Falcon 900EX llevan a 28 personas de Madrid a París Le Bourget por 52 000 €, unos 1900 € por persona.

Si el avión tiene que esperar durante un evento de tres días, el regreso se cotiza a petición: el estacionamiento y las noches de hotel de la tripulación varían de un aeropuerto a otro. Más rutas y el desglose completo de costes están en la página de precios de los jets privados.

Grupos más grandes: precios de aviones de línea

Los aviones regionales y de línea se cotizan uno a uno, así que estas cifras son orientativas. En un trayecto de menos de dos horas, como el de un grupo de incentivo que vuela de Milán Linate a Ibiza, el coste por persona baja mucho a medida que crece el avión:

Un Airbus A320 para unas 180 personas de Milán a Lisboa cuesta desde 42 000 €, unos 230 € por plaza. El precio de un avión de línea depende de la fecha más que el de un jet de negocios: en verano la mayoría de estos aviones vuela para turoperadores, y hay que encontrar uno libre con tiempo.

Lanzaderas y salidas desde varias ciudades

Las empresas con varias sedes necesitan a menudo que los participantes de distintas ciudades aterricen a la misma hora. Hay dos formas de conseguirlo, y la oferta compara ambas:

La misma lógica vale para el regreso. Parte del grupo puede quedarse un día más, la dirección puede marcharse justo después de la clausura y los ponentes pueden llegar solo para su intervención. Cada uno de estos casos es un tramo aparte, y un jet mediano o ligero mantiene bajo el coste de un tramo pequeño.

Los aviones de un mismo evento se reservan con un solo contrato y los coordina un solo gestor, con horas de salida ajustadas a los slots de los aeropuertos para que no hagan cola en la misma pista.

En un roadshow, cuando las mismas personas visitan varias ciudades en pocos días, un avión y una tripulación se quedan con el grupo. Ese formato se explica en la página de alquiler de jets de negocios.

Ferias y congresos: el vuelo se planifica desde el programa

Un vuelo MICE se organiza hacia atrás a partir del programa. Si la primera sesión empieza a las 9:00, el grupo debe aterrizar con margen para el traslado y la acreditación; si la cena de gala termina a medianoche, el regreso suele salir mejor a la mañana siguiente, porque los límites de actividad de la tripulación y el horario de apertura de los aeropuertos restringen las salidas tardías.

Fuera de Madrid y Barcelona, muchos grupos de congreso vuelan a Málaga, Valencia y Sevilla. El Palacio de Ferias y Congresos de Málaga (FYCMA) acoge congresos médicos y ferias como Greencities y Transfiere. Feria Valencia, sede de Cevisama y Hábitat Valencia, está a unos 7 km del aeropuerto de Valencia, unos 10 minutos en coche. En Sevilla, el palacio de congresos FIBES queda a unos 5 km del aeropuerto de San Pablo, a un cuarto de hora en taxi.

En los jets de negocios se embarca normalmente en la terminal de aviación ejecutiva, adonde los pasajeros llegan unos 30 minutos antes de la salida; en Madrid-Barajas nuestra oficina está en la propia Terminal Ejecutiva. En los aviones de línea, la facturación se hace por lo general en la terminal principal, en mostradores reservados para el grupo, y los detalles se acuerdan con cada aeropuerto. Los autocares y coches esperan junto al avión o a la salida de la terminal; para el último tramo hasta una estación de esquí, un hotel de costa o un yate, los invitados pueden seguir en helicóptero.

El vuelo como parte del evento

En un viaje de incentivo o en una presentación de producto, la experiencia empieza en el aeropuerto. Estas son las peticiones que organizamos con más frecuencia:

• un mostrador de facturación o una zona de la sala de espera con el nombre del evento, y personal que orienta a los invitados;
• fundas de reposacabezas con el logotipo de la empresa, menús impresos y regalos de bienvenida en los asientos;
• unas palabras de bienvenida de la dirección o una breve entrega de premios durante el vuelo, acordadas con la tripulación;
• un menú pensado para el evento, con las necesidades alimentarias de cada participante recogidas de antemano;
• vídeos de la empresa en los aviones con pantallas, y wifi en los jets de negocios que lo tienen;
• el nombre o el logotipo del evento en el exterior de un avión de línea, lo que requiere varias semanas y tiene un coste adicional.

Cualquier cambio en la cabina necesita la aprobación del operador, así que indíquelo en la primera solicitud; lo incluimos en la oferta con su coste.

Cuándo reservar y qué datos necesitamos

La antelación depende del tamaño del avión. Un jet de negocios suele encontrarse en pocos días; un avión de línea para una convención hay que reservarlo con meses. Antelación recomendada según el tamaño del grupo:

La lista de pasajeros, con el nombre completo, la fecha de nacimiento, la nacionalidad y el documento de viaje de cada participante, se entrega unos días antes de la salida, en la fecha que fija el contrato. Normalmente se puede sustituir a un participante hasta poco antes del vuelo, porque en un chárter no hay billetes nominativos que reemitir.

Una semana antes de la salida confirmamos con usted la lista definitiva, el equipaje, el catering y la personalización. Unas 24 horas antes del vuelo recibe un resumen con horarios, punto de encuentro, terminal y contactos, listo para reenviarlo a los participantes.

Si cambia el programa

• Más o menos participantes. Se paga el avión y no la plaza, así que dentro de su capacidad el precio no cambia. Si el grupo supera la cabina, hace falta un avión mayor o un segundo avión: reserve pensando en el número máximo que espera.
• El evento se alarga. La salida puede retrasarse dentro del tiempo de actividad de la tripulación y del horario de apertura de los dos aeropuertos. Si prevé un final tardío, indíquelo en la solicitud y planificamos la hora con margen.
• El avión espera o se marcha. Para una estancia de una o dos noches, el avión suele quedarse en destino. En eventos más largos normalmente vuelve a su base y regresa a recoger al grupo; la oferta muestra qué opción sale más barata.
• El evento se aplaza. Primero intentamos pasar el vuelo a las nuevas fechas. Los gastos de cancelación figuran en el contrato, dependen del operador y suelen aumentar a medida que se acerca la fecha de salida.

En los vuelos de grupo reservados con mucha antelación, el contrato puede prever un anticipo y el pago del resto más cerca de la fecha. Se puede pagar por transferencia bancaria, con tarjeta o en criptomonedas, sobre todo USDT y USDC; otras formas de pago se acuerdan de forma individual. Los detalles están en la página de pago, y las reglas generales, en nuestros términos y condiciones.

Chárter para grupos o billetes de grupo en vuelo regular

Un chárter no siempre es la mejor opción. Para un grupo de menos de 20 o 30 personas en una ruta con muchos vuelos directos, las tarifas de grupo de las aerolíneas suelen costar menos. El chárter compensa cuando no hay vuelo directo, cuando los horarios de las aerolíneas no encajan con el programa o cuando el grupo tiene que viajar junto.

Las dos fórmulas se pueden combinar: un avión fletado para la mayor parte del grupo y billetes regulares para los pocos que salen de otra ciudad o llegan otro día. Si solo necesita unas plazas en una ruta que otros pasajeros ya vuelan, mire Jet Sharing, donde se pagan solo las plazas reservadas, o los Empty Legs, entre un 30 y un 60 % por debajo de un chárter normal, aunque con fecha y ruta fijas.

Cómo organizamos un vuelo MICE

1. Su solicitudNos envía las fechas, las ciudades de salida, el destino, el número de participantes y las horas del programa que no se pueden mover.
2. OpcionesCon jets de negocios recibe de 4 a 7 opciones; con aviones de línea, las que estén libres en sus fechas. Cada una indica el avión, el operador, los horarios, el precio total y el coste por persona, y si hay varias ciudades de salida comparamos un avión con escala con dos aviones.
3. Un solo contratoSu empresa o su agencia de eventos firma un contrato que cubre todos los aviones, los servicios incluidos, las fechas de pago y las condiciones de cambio y cancelación.
4. Datos de los pasajerosRecogemos la lista de pasajeros, las necesidades alimentarias, el equipaje especial y la personalización, y lo acordamos todo con el operador.
5. Slots y servicios en tierraEl operador solicita los slots y los permisos; nosotros coordinamos terminales, catering, autocares y helicópteros con su agencia o con el hotel.
6. Día del vueloUn gestor sigue el embarque y cada vuelo hasta el aterrizaje y es su interlocutor para cualquier imprevisto.

El vuelo se factura a la empresa o a la agencia por el avión completo; si lo pide, añadimos el coste por participante, que ayuda a repartir el gasto entre sedes o filiales. Un viaje de trabajo, una convención de ventas y un incentivo para clientes pueden tener un tratamiento fiscal distinto, así que conviene consultarlo con su asesor antes de emitir la factura. Las agencias de eventos y las DMC que reservan por cuenta de un cliente encontrarán las condiciones en la página de colaboración con agencias de viajes.

Para grupos de hasta 19 personas, la calculadora da una primera estimación del avión completo:

Para grupos mayores, el precio depende del avión de línea que esté libre en sus fechas: envíe una solicitud y recibirá una oferta con el coste por persona. Para hablar con un gestor, llame al +357 96407410 o escríbanos por WhatsApp; el programa del evento puede enviarlo a vuelo@sandra.aero. Atendemos solicitudes las 24 horas, todos los días. También puede dejar su número y le llamamos:

Preguntas frecuentes sobre vuelos MICE

• • ¿Qué es un vuelo MICE?

  • Es un avión fletado para un grupo de empresa que viaja a una reunión, un viaje de incentivo, un congreso o una feria. La hora de salida, la ruta y el servicio a bordo siguen el programa del evento y no el horario de una aerolínea.

• • ¿A partir de cuántas personas compensa un chárter para grupos?

  • No hay un umbral fijo. Los grupos de hasta 19 personas suelen volar en jets de negocios, que se eligen cuando más importan el tiempo y la confidencialidad. En grupos mayores, el chárter sale bien por persona cuando el avión va casi lleno, cuando no hay vuelo directo o cuando los horarios de las aerolíneas obligarían a añadir una noche de hotel.

• • ¿Cuánto cuesta un vuelo MICE por persona?

  • Depende del avión y de cuántas plazas se ocupen. Con 14 participantes en un Falcon 900EX, Madrid - Lisboa sale por unos 1400 € por persona y Madrid - Milán Linate por unos 2000 €, solo ida. En un jet regional de 100 plazas lleno, un trayecto de menos de dos horas puede bajar a unos 260 € por persona.

• • ¿Cuál es el grupo más grande que pueden trasladar?

  • Un Boeing 737-800 lleva hasta 189 personas, y un Airbus A320, unas 180. Los grupos mayores vuelan en dos o más aviones con horas de llegada coordinadas.

• • ¿Pueden salir los participantes desde ciudades distintas?

  • Sí. Según dónde estén las ciudades, proponemos un avión con escala para embarcar al segundo grupo o varios aviones que aterrizan con minutos de diferencia, y mostramos los dos precios en la oferta. Es frecuente cuando una empresa tiene sedes en Madrid, Barcelona y Valencia.

• • ¿Hay que pagar impuestos por pasajero en un vuelo de grupo desde España?

  • Desde España, no: las tasas de Aena y el handling ya figuran en el presupuesto. En el regreso desde Francia se pagan unos 420 € por pasajero de jet, y en los vuelos con Italia, 100 € por pasajero hasta 1500 km y 200 € en distancias mayores.

• • ¿Puede el avión llevar la imagen de nuestra empresa?

  • Las fundas de reposacabezas, los menús, los regalos de bienvenida y los anuncios a bordo son las opciones más sencillas. El logotipo en el exterior es posible en aviones de línea, con más plazo y un coste adicional. Cualquier cambio necesita la aprobación del operador.

• • ¿Con cuánta antelación hay que reservar para una feria o un congreso?

  • Para una gran feria como el MWC o FITUR, los jets de negocios conviene reservarlos en cuanto se conocen las fechas, porque el estacionamiento cerca del recinto se llena. Un avión regional necesita de tres a seis semanas, y un avión de línea de fuselaje estrecho, de dos a tres meses, hasta seis para fechas de verano.

• • ¿Cuándo necesitan la lista de participantes?

  • Unos días antes de la salida, en la fecha que fija el contrato, con nombre completo, fecha de nacimiento, nacionalidad y datos del documento de cada persona. Normalmente se puede sustituir a un participante hasta poco antes del vuelo.

• • ¿Qué pasa si cambia el número de participantes?

  • Dentro de la capacidad del avión, el precio no cambia. Si el grupo supera las plazas disponibles, consultamos con el operador un avión mayor o uno adicional y le confirmamos la diferencia antes de que usted dé su conformidad.

• • ¿Se queda el avión en destino durante el evento?

  • Para una o dos noches, normalmente sí. En eventos más largos vuelve a su base y regresa a recoger al grupo, y la oferta muestra qué opción cuesta menos.

• • ¿Cómo se factura un vuelo MICE?

  • Con una factura por el avión completo, a nombre de la empresa o de la agencia de eventos y, si lo pide, con el desglose por participante. El tratamiento fiscal depende del tipo de evento y conviene consultarlo con su asesor.